给ERP数据管理支招

　　在国内实施ERP系统的圈子里流传着这样一句话：“成功实施ERP的企业具有相似的基本条件，但实施ERP失败的原因却各有不同。”

　　综观国内实施ERP系统终告失败的企业，结合ERP的核心管理思想，可以将其失败原因划分为项目管理和技术管理两大方面。

　　在项目管理方面，或者是由于企业核心业务流程不合理，系统实施时未对其进行充分合理优化，而仅仅套用了ERP供应商已有的功能模块；或者是项目实施过程中缺乏系统控制；再可能就是部分企业领导层只是将ERP系统看成一种普通信息系统的引入，低估了实施系统的难度，导致实施过程中配合力度不够，后续投资跟不上。

　　其实，在企业实施ERP系统的过程中，还存在着一个巨大的技术管理问题，就是一些企业未能有效地进行基础数据的管理，这是导致ERP系统实施失败的重要原因。

　　众所周知，ERP帮助企业进行高效管理，必须建立在对大量的全面、准确、实时的企业数据的访问、存储和分析的基础之上。而现在的一些ERP供应商为了减少成本，降低客户的疑惑度，便淡化了对企业基础数据结构的优化程度，忽略了对企业现有业务数据的整顿，只是从企业现有的零散混乱的数据源中调用数据，来迎合其产品的数据输入模块，最终导致了企业基础数据处理的严重缺陷。这主要表现在以下几个方面：

　　首先，在企业实施ERP之前，没有及时地调整企业基础数据，为后来的系统数据管理埋下了隐患。通常，存在以下三方面的前台数据操作问题：(1)数据输入不规范，同一部门不同的成员有不同的数据输入格式，造成数据不统一。(2)数据操作权限混乱，从而存在数据来源多，同一业务在不同部门的赋值不同。(3)企业本身一些业务不规范，没有及时形成业务数据，导致在系统中的数据不完整。

　　其次，由于ERP涉及到财务、销售和生产等各方面的数据，数据结构复杂，数据源均来自于不同的二级部门，而那些有一定发展历史的企业，已经形成了较为稳定的、且各具特色的二级单位数据库。由于在各个部门之间缺乏数据通道，各个二级单位的后台数据库都成了“信息孤岛”。如果在实施ERP系统时不能很好地解决这一问题，就无法集成企业的基础数据。

　　结合国内企业在实施ERP过程中存在的问题，笔者认为可以围绕企业基础数据做出一系列的调整和管理，主要有以下三招。

　　整顿信息流

　　以现代企业管理为指导，以信息管理技术为工具，对企业现有的信息流进行整改，包括调整企业的职能模块、优化企业业务流程。ERP项目上马前，要充分了解企业信息流的情况，从企业权力结构方面入手，分析严重影响数据输入、数据产生或数据管理的原因。在调整企业职能模块的基础上，还需要优化企业业务流程。

　　构建数据管理模式

　　现在很多大型企业的二级单位已经建立起了相对稳定的业务子系统，同时具备自身的数据库结构。但是，由于缺乏各部门之间的信息通道，所以，就形成了一个个“信息孤岛”。

　　实施ERP就是要解决这样一个问题，即如何权衡效益和成本，综合各个业务子系统的信息。全部重建固然可能达到最好的数据集成，但成本巨大；全面包容，又会造成数据平台过多，数据格式过于分散，不能达到ERP系统的基本要求。因此，最重要的工作就是要先认真地考察各个业务子系统现有的数据结构，考虑其数据规模、数据库本身结构、接口设计优劣状况等来确定哪些可以沿用不动，或变动较小。同时，应该明确规定各类数据的出处，保证特定数据具备确定的数据源，清理各部门之间数据管理重叠区，从而建立ERP的综合数据管理模式。

　　规范数据操作

　　以综合数据管理模式为标准，再详细规范各个业务子系统的数据录入格式、数据管理权限。这就如建设房屋一样，先搭架子，再砌墙。在软件开发中，也相当于先定实体联系，再确定数据表关系，是一个逐步细化的过程。对于ERP建设，在已经打好了综合数据管理模式的基础上，有必要以通用的数据管理原则，来约束各个业务子系统的数据录入、更改、存储和调用，进一步减少数据的冗余度。在数据维护上，要有对重要数据的变动情况进行追踪的功能。

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